1. الغرض

سيفديم مؤسسة فردية، وصاحب القرار فيها مالكها ومديرها العام. هذا الإطار لا يغيّر ذلك، لكنه يُلزم المالك نفسه بقواعد مكتوبة: القرار يُسجَّل مع سببه، والالتزام يُنشر، وكل وثيقة لها رقم وإصدار وتاريخ مراجعة.

2. النطاق

يسري هذا الإطار على المدير العام، وعلى كل ممارس أو مرشد يعمل تحت مظلة سيفديم، وعلى كل مشروع تنفّذه المؤسسة لعميل أو لنفسها.

3. المبادئ

1. المكتوب هو المرجع. ما لم يُكتب ويُعتمد فليس التزاماً قائماً، وما كُتب واعتُمد فهو ملزم للمؤسسة قبل غيرها.
2. لا نَعِد بما لا نطبّق. لا تُنشر سياسة إلا إذا كانت المؤسسة قادرة على تطبيقها يوم نشرها.
3. القرار يُنسب إلى صاحبه. كل قرار مؤثر له اسم وتاريخ وسبب.
4. الأثر للمجتمع. نجاح المؤسسة يُقاس بعدد من استقلّوا بعملهم بعد أن مرّوا بها.

4. الصلاحيات واتخاذ القرار

• المدير العام هو صاحب الصلاحية في اعتماد السياسات والعقود والصرف وقبول الممارسين.
• القرارات التي تمس حقوق ممارس أو عميل، أو تتجاوز ما في السياسات المنشورة، تُدوَّن في سجل القرارات قبل تنفيذها.
• إذا كان للمدير العام مصلحة شخصية في قرار، يُفصح عنها كتابةً في السجل، ويطلب رأي مستشار مستقل قبل البتّ.
• عند توسّع المؤسسة تُفوَّض الصلاحيات كتابةً، ويُحدَّث هذا الإطار قبل سريان التفويض.

5. هرم الوثائق وترميزها

تُرتَّب وثائق سيفديم في خمسة مستويات، ولكل وثيقة رمز ثابت لا يتغير:

• SIF-GOV إطار حوكمة: القواعد العليا التي تحكم بقية الوثائق.
• SIF-POL سياسة: ما نلتزم به ولماذا.
• SIF-PRC دليل إجرائي: كيف ننفّذ السياسة خطوة بخطوة.
• SIF-FRM نموذج: ما يُعبَّأ عند التنفيذ.
• SIF-REG سجل: الدليل على أن التنفيذ جرى.

عند التعارض يُقدَّم المستوى الأعلى، ثم تُعدَّل الوثيقة الأدنى.

6. دورة حياة الوثيقة

1. الإعداد: يكتب مالك الوثيقة مسودة برقم إصدار يبدأ بصفر، مثل 0.9.
2. المراجعة: تُعرض على من سيطبّقها، وتُسجَّل ملاحظاتهم.
3. الاعتماد: يعتمدها المدير العام، فتأخذ الإصدار 1.0 وتاريخ الاعتماد.
4. النشر: تُنشر في مركز الوثائق. الوثائق الداخلية تُحفظ في سجل الوثائق ولا تُنشر.
5. المراجعة الدورية: مرة كل اثني عشر شهراً على الأقل، أو عند تغيّر نظام أو وقوع حادثة.
6. الإلغاء: الوثيقة الملغاة تبقى محفوظة بإصدارها الأخير، ويُكتب عليها ما حلّ محلها.

7. التحكم في التغيير

لا تُعدَّل وثيقة معتمدة إلا بطلب تغيير يبيّن: ما المطلوب تغييره، وسببه، وأثره على الممارسين والعملاء. التعديل الصياغي يرفع الرقم العشري (1.1)، والتعديل الذي يغيّر التزاماً يرفع الرقم الصحيح (2.0). كل تعديل يُدوَّن في سجل التعديلات آخر الوثيقة.

8. السجلات

تحتفظ المؤسسة بالسجلات الآتية وتحدّثها:

• سجل القرارات: القرار، تاريخه، سببه، ومن تأثر به.
• سجل المخاطر: الخطر، احتماله، أثره، الاستجابة المقررة، والمسؤول عنها.
• سجل أصحاب المصلحة: الممارسون والعملاء والشركاء والجهات المنظِّمة، وما يتوقعه كل طرف.
• سجل المشكلات والشكاوى: ما ورد، ومتى أُغلق، وكيف.
• سجل الدروس المستفادة: ما تعلمناه من كل مشروع، وما غيّرناه بسببه.

9. إدارة المخاطر

يُقيَّم كل خطر بحاصل ضرب احتماله في أثره على مقياس من واحد إلى خمسة. لكل خطر تتجاوز درجته اثنتي عشرة استجابة مكتوبة من أربع: التجنب، أو التخفيف، أو النقل، أو القبول المسبَّب. يُراجَع السجل عند بدء كل مشروع وعند إغلاقه، ومرة كل ثلاثة أشهر على مستوى المؤسسة.

10. الامتثال والتراخيص

تعمل المؤسسة بسجل تجاري وتراخيص سارية معروضة أرقامها وشهاداتها في تذييل الموقع. تجديد التراخيص بند ثابت في سجل المخاطر، ويُراجَع قبل انتهاء كل ترخيص بستين يوماً.

11. المراجعة الإدارية

يعقد المدير العام مراجعة إدارية كل ثلاثة أشهر، يُدوَّن محضرها، وتنظر في: مؤشرات الأداء، وحالة السجلات الخمسة، والشكاوى المفتوحة، والوثائق التي حان موعد مراجعتها.

12. الإبلاغ عن المخالفات

لكل ممارس أو عميل أو فرد من الجمهور أن يبلّغ عن مخالفة لهذه الوثائق عبر البريد المعلن في الموقع. لا يُتخذ أي إجراء ضد من بلّغ بحسن نية، ويُسجَّل البلاغ في سجل المشكلات ويُرَدّ على صاحبه.

مصفوفة المسؤوليات (RACI)

م = مسؤول عن التنفيذ، ح = محاسَب عن النتيجة، ش = يُستشار، ع = يُعلَم.

سجل التعديلات